BEOSYS – die Firma

Die Firma BEOSYS ist einer der führenden ERP/PPS Anbieter im Bereich Maschinen-und Sondermaschinenbau.

Aufgrund konsequenter Weiterentwicklung und eines gesunden Wachstums wird das BEtriebsOrganisationsSYStem BEOSYS zurzeit in mehr als 400 Betrieben erfolgreich eingesetzt.

Ein wesentlicher Punkt bei der Entwicklung war von Anfang an die Durchgängigkeit der Software in allen Unternehmensbereichen. Die auf den Folgeseiten beschriebenen Prozesse stellen einen Gesamtworkflow dar, der alle Abläufe im Unternehmen effizient miteinander verbindet.

Dem jeweils am Prozess beteiligten Mitarbeiter stehen alle Informationen klar strukturiert in Echtzeit zur Verfügung.

Der Organisationsaufwand in den einzelnen Abteilungen reduziert sich auf ein Minimum, was dem Abteilungs- oder Teamleiter die notwendige Zeit verschafft, sich auf die technische Anforderung des jeweiligen Auftrags zu konzentrieren.

Erreicht haben wir dies durch die konsequente Ausrichtung unserer Software auf die Anforderungen im Bereich Maschinen-und Sondermaschinenbau.

Beginnend mit der Ausbildung unserer Mitarbeiter im Vertrieb, der Projektabwicklung und dem Support als Maschinenbau-Techniker oder Ingenieur sowie unserer prozessorientierten Arbeitsweise ist alles auf den effektiven Einsatz unserer Software beim Kunden ausgerichtet.

Die BEOSYS Software wird seit Gründung der Firma 1986 ausschließlich in eigener Verantwortung entwickelt. Dem mehrschichtigen Aufbau der Software dient als Datenbasis eine SQL-Datenbank.

Die Benutzeroberfläche ist nach modernsten ergonomischen Erkenntnissen aufgebaut, was eine intuitive Bedienung und somit kurze Schulungs- und Einarbeitungszeiten gewährleistet.

Notwendige firmenspezifische Anpassungen werden parametergesteuert programmiert, sodass die volle Updatefähigkeit erhalten bleibt.

 

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BEOSYS – die Software

software diagram

Von der Anfrage zum Auftrag

Anfrage

In der Anfrageverwaltung werden alle Informationen gesammelt und bewertet. Im Anschluss wird ein Angebot angelegt, die weitere Bearbeitung wird terminiert und an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet.

Kundengespräche

Die Kundengespräche werden dokumentiert, E-Mails und andere Dokumente werden dem Vorgang zugeordnet und sind für alle Beteiligten jederzeit einsehbar.

Erarbeitung der technischen Realisierung

Maschinenaufbau und Verfahrensabläufe werden festgelegt und spezifiziert, notwendige Konstruktionen werden im CAD-System durchgeführt. Darauf aufbauend erfolgt die Kalkulation.

Kalkulation

Die Kalkulation erfolgt über Budgetierung von Kostenstellen und Artikelgruppen, bezogen auf die gesamte Maschine oder einzelne Baugruppen.

Es können prozentuale Zuschläge, absolute Prozesskosten bzw. nach Kosten oder Fertigungszeit gestaffelte Zuschläge verwendet werden, die dann zum Angebotspreis führen. Die Zuschlagkalkulation ist den Produktbereichen oder auch dem Kunden hinterlegt, kann aber in jedem Angebot spezifisch angepasst werden.

Angebotserstellung

Zur Angebotserstellung dient WORD als Textverarbeitung, was Ihnen viele Gestaltungsmöglichkeiten bis hin zum Einbinden von Zeichnungen oder Bildern gibt.

Verhandlungsphase

Während der Verhandlungsphase sind jederzeit technische wie auch kalkulatorische Änderungen möglich. Vorgenommene Änderungen sind nachvollziehbar, der Verhandlungsspielraum ist klar ersichtlich.

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Projektabwicklung

Budgetierung / Projektablaufplanung

Die im Angebot erstellten Budgetierungen werden in den Auftrag übernommen und ergänzt, sodass ein Projektablaufplan mit entsprechender Kapazitätsreservierung erstellt werden kann. Die Verfügbarkeit zeitkritischer Teile wird über Lagerreservierung, Vorabbestellung oder Vorabfertigung sichergestellt.

Konstruktion / Stücklistenerstellung

Im Rahmen der Konstruktion und Stücklistenerstellung bzw. der Übernahme aus dem CAD wird über eine mitlaufende Kalkulation das vorgegebene Budget überwacht und dem Konstrukteur online angezeigt.

Arbeitsvorbereitung

Je nach Struktur der AV werden die Arbeitsabläufe bis zu einer bestimmten Tiefe festgelegt, und entsprechende Zeiten werden grob oder bis auf den Arbeitsgang genau ermittelt.

Kapazitätsabgleich

Mit den in der Arbeitsvorbereitung ermittelten Zeiten wird ein Kapazitätsabgleich vorgenommen, sodass sichergestellt ist, dass der Projektablaufplan eingehalten wird.

Einkauf

Der Einkauf beginnt mit der Beschaffung der Vorabbestellteile nach dem Projektstart und läuft dann parallel zur Freigabe der Stücklisten in der Konstruktion. Während der gesamten Projektlaufzeit wird das Budget der einzelnen Maschinenkomponenten überwacht.

Fertigung

Mit Freigabe der Fertigungsteile durch die Konstruktion und der Verfügbarkeit der Zukauf- und Fremdfertigungsteile beginnt die Fertigung und Montage der Maschine bei mitlaufender Budgetüberwachung.

Inbetriebnahme

In der letzten Projektphase, der Inbetriebnahme, können noch für die Funktion notwendige Änderungen oder für den Kunden kostenpflichtige Ergänzungen in den Stücklisten vorgenommen werden.

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Folgegeschäft / Maschinenakte

Reklamation

Eingehende Reklamationen zu einer Maschine werden in Reklamationsaufträgen erfasst und auf Kulanz oder gegen Rechnung abgewickelt.

Ersatz- und Verschleißteile

Über entsprechende Stücklisten, die der Maschine beiliegen, kann der Kunde über für ihn anonymisierte Artikelnummern und Bezeichnungen Ersatz- und Verschleißteile bestellen.

Reparatur / Umbau

Reparatur und Umbaumaßnahmen an einer Maschine werden so abgewickelt, dass die Stückliste immer auf einem aktuellen Stand bleibt. Es lassen sich jederzeit aktualisierte Ersatz- und Verschleißteilstücklisten erstellen.

Service

Serviceleistungen können auf Anforderung oder automatisiert über Servicepläne verwaltet werden. Die automatisierte Serviceauftragserstellung kann über Zeitpläne, Betriebsstunden etc. erfolgen.

Maschinenakte 

Zur lückenlosen Verfolgung aller Vorgänge werden diese in der Maschinenakte zusammengefasst. Die Historie bildet den Lebenslauf der Maschine lückenlos ab.

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kunde maschinenbau

Seit der Vergleich zwischen Budget und Nachkalkulation in Echtzeit zur Verfügung steht und auch der Abwicklungsstand unsere Projekte zu jeder Zeit transparent ist, haben wir eine perfekte Termin und Kostenkontrolle.

Marc Flötgen, Geschäftsführer,
Clever & Co. Elektro- und Maschinenfabrik GmbH

BDE | PZE | Controlling | Schnittstellen

BDE | PZE

Zur Kostenüberwachung, zur Personalzeiterfassung und zur Informationsübermittlung an den Werkstattmitarbeiter sind in BEOSYS BDE-Online-Terminals integriert. Dies schafft, falls keine MDE-Geräte vorhanden sind, die Grundlage zu einem komplexen Informationssystem, das alle notwendigen Controlling-Daten liefert.

Lagerführung

Das Ein- und Auslagern von Material und Fertigungsteilen erfolgt über W-LAN-Scanner. Falls notwendig können Chargen- und Seriennummern verwaltet werden. Die Verwaltung der Lagerplätze erfolgt auftragsoptimiert.

Bewertung Lager | halbfertiger Erzeugnisse

Die Bewertung der Lagerbestände und der halbfertigen Erzeugnisse kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Alle zur Ermittlung verwendeten Daten werden detailliert gespeichert, sodass Nachvollziehbarkeit bis ins Detail gewährleistet ist.

Inventur

Die Bewertung der Lagerbestände kann nach den jeweils mit dem Finanzamt oder dem Wirtschaftsprüfer abgestimmten Regeln, einschließlich einer permanenten Inventur, vorgenommen werden.

Controlling

Das Controlling erstreckt sich über die Bereiche: Geschäftsfelder, Kunden, Lieferanten, Projekte, Finanzen, Material, Kostenstellen, Personal etc.

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